Ajuster la longueur d'un document et en pratique travailler l'aperçus avant l'impression

Il est souvent difficile de prévoir quelle sera la longueur d’un document.

Heureusement Word vous propose une fonction qui permet d’ajuster la longueur aux dimensions des pages principales.

Ouvrez un document contenant plusieurs pages et suivez les étapes de cet exercice afin d’adopter la densité de texte ou nombre de pages à imprimer.

La fonctionnalité avancée d’un traitement de texte sel que Microsoft Word ouvre logiquement la voie à des améliorations notables en matière de mise en forme dans vos documents.

La mise en page de vos textes a probablement considérablement évolué depuis que vous employez les outils mis à la disposition par ce traitement de texte.

Il reste cependant de nombreuse fonction avancés qui peuvent se révéler bien utile.

Un document trop long

Composer un document en respectant toutes les règles de composition peut parfois devenir si prenant que certains détails, comme la densité de texte, peuvent être omis.

Or, lorsque vous imprimerez votre texte sur plusieurs feuilles, il est probable que vous serez contraint de le rééquilibrer afin de ne pas imprimer, à la fin du document, une feuille quasiment blanche.

Il arrive également que la synthèse d’un exposé soit demandée sur une seule page et que votre travail dépasse de quelques lignes.

Dans ce type de cas.

Word met à votre disposition un outil particulièrement performent, qui permet, lors de la consultation du document dans l’Aperçu avant impression.

D’ajuster la longueur de votre texte.

Vérifier et corriger avant d’imprimer

L’aperçu avant impression est une fonction de Word parfaitement adaptée à la consultation et à la vérification d’un travail à imprimer.

En effet, il n’est pas rare que le texte, une fois mis en page, présente quelques défauts qui vous auraient échappé en mode d’affichage normal.

L’examen de votre document tel qu’il apparaîtra sur la feuille imprimée est souvent, selon le format ou la densité de texte, très différent de ce que vous espérez.

De plus, les outils proposés par l’Aperçu avant impression sont pratiques à utiliser et permettent d’effectuer rapidement des corrections dernières minute.

Lorsque vous aurez ajusté votre texte en fonction de nombre de page que vous souhaitez imprimer.

Vous pourrez profiter de l’association pour peaufiner les différents aspects de votre mise en page et apporter les corrections nécessaires après relecture.

La plupart des outils conventionnels de Word sont disponibles et notamment la quasi intégrales des commandes d’enrichissement du texte accessibles grâce au menu Format.

La fonction de visualisation simultanée de plusieurs pages permet de jeter un rapide coup d’œil à la structure générale de votre document.

Vous pourrez afficher jusqu’à 12 pages à la fois.

Il ne vous reste plus enfin, qu’à imprimer votre travail, directement à partir de la fenêtre de l’Aperçu avant impression.

Travailler dans l’aperçu avant impression

Nous avons ouvert un document composé de quatre pages.

Avant de l’imprimer.

Cliquez sur Aperçu avant impression.

Allez dans le menu Fichier afin de vérifier sa mise en page.

Dans la fenêtre Aperçu.

Cliquez sur le bouton Afficher plusieurs pages, situé dans la barre d’outils.

Sélectionnez quatre pages pour afficher le document en entier.

Vous constatez alors que la quatrième page contient trop peu de lignes pour justifier de l’impression d’une page supplémentaire.

Cliquez donc sur le bouton ajusté situé dans la barre d’outils.

Word réduit alors automatiquement et harmonieusement la taille du texte de façon à ce qu’il tienne sur trois pages.

Si les effets de cette manipulation ne vous conviennent pas.

Vous pouvez revenir à la version précédente en choisissant Annuler.

Ajuster dans le menu Edition.

Si vous souhaitez effectuer des corrections avant d’imprimer, profitez de la barre d’outils aperçus avant impression pour les effectuer.

Cliquez sur l’outil loupe pour le Word 2003 et pour Word 2010 cliquez sur fichier puis sur la zone du texte concernée.

Le document s’affiche alors à l’échelle 1/1.

Cliquez à nouveau sur le bouton loupe afin de désactiver la fonction zoom.

Sélectionnez les termes à corriger.

Utilisez les menus habituels de Word pour améliorer la mise en forme du texte.

Vous pouvez d’autre part modifier les marges et les retraits de votre texte.

Si les règles n’apparaissent pas à l’écran.

Cliquez sur le bouton Afficher la règle et déplacez les balises de marge de la souris

Le trait en pointillé permet de se répéter par rapport aux paragraphes existant.

Cliquez enfin sur le bouton Imprimer pour lancer l’impression de votre travail.